Die Wahl des besten Lebenslaufformats für die Verwaltung
Das beste Lebenslaufformat ist die umgekehrte chronologische Reihenfolge, was auch für deinen Lebenslauf in der Verwaltung gilt. Es sieht vor, dass du im Abschnitt „Berufserfahrung“ deine letzte Stelle ganz oben angibst.
In den folgenden Fällen kannst du allerdings auch ein hybrides oder alternatives Lebenslaufformat in Erwägung ziehen:
- Du bist Berufseinsteigerin bzw. Berufseinsteiger
- Du bist eine ältere Arbeitnehmerin bzw. ein älterer Arbeitnehmer
- Du bist Quereinsteigerin bzw. Quereinsteiger
- Du hast viele verschiedene Berufe ausgeübt.
Falls nichts davon zutrifft, solltest du das bewährte Format der umgekehrten chronologischen Reihenfolge wählen: die Personalverantwortlichen werden es dir danken!
Beispiel für die Zusammenfassung des Lebenslaufs: Präsentiere dich im richtigen Licht
Verwaltungsfachleute können das Gesicht einer Abteilung oder des ganzen Unternehmens sein. Deshalb ist guter Stil wichtig! Die Zusammenfassung in deinem Lebenslauf ist die einzige Gelegenheit, deine Persönlichkeit zum Vorschein zu bringen. Begeistere alle mit deiner positiven Art, aber wähle auch eine oder zwei deiner besten Leistungen aus, um dich als richtige Person für die Stelle zu positionieren.
Da es sich bei einigen Verwaltungspositionen um Einstiegspositionen handelt, solltest du dich auf organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und Teamfähigkeit konzentrieren. Du kannst Beispiele aus deiner Ausbildung oder ehrenamtliche Tätigkeiten nennen.
Falsche Bescheidenheit hat im Lebenslauf keinen Platz. Beschreibe deine größten Leistungen in ein oder zwei Sätzen (nicht mehr) und verwende starke Aktionswörter und positive Beschreibungen deiner Person. Untermauere sie mit einem Satz über deine Arbeitsphilosophie oder deinen Arbeitsstil. Achte darauf, dass die beschriebenen Eigenschaften und Kompetenzen den Anforderungen der jeweiligen Stelle entsprechen.
Eine engagierte, dynamische Verwaltungsfachangestellte, die ihr Talent gerne in Ihr Unternehmen einbringt. Meine Aufgaben umfassen Multitasking, Organisation, Terminplanung und Erledigung einer Vielzahl von Bürotätigkeiten. Ich stelle sicher, dass jedes Projekt rechtzeitig, ordnungsgemäß und korrekt fertiggestellt wird.
Beispiel für die Berufserfahrung im Lebenslauf: deine Karriereakte
Im Abschnitt Berufserfahrung deines Lebenslaufs nennst du alle Positionen, in denen du bisher tätig warst. Es ist nicht nötig, weiter als 10 Jahre zurückzugehen, da die Tools, die vor einem Jahrzehnt verwendet wurden, wahrscheinlich nicht mehr aktuell sind. Konzentriere dich stattdessen auf aktuelle und relevante Kompetenzen.
Schreibe zu jedem Aufzählungspunkt eine Erfolgsgeschichte. Du bist nicht nur ans Telefon gegangen, sondern warst die erste Ansprechperson des Unternehmens, die Kundenprobleme löste, bevor sie eskalieren konnten.
Belege alle Angaben mit Daten und Details. So kann sich der Personalverantwortliche ein besseres Bild von dir und deinen Fähigkeiten machen.
Ich unterstützte ein Büro mit sieben Anwälten und 20 Rechtsanwaltsgehilfen bei der Planung von Besprechungen und Gerichtsterminen. Außerdem war ich für die Verfolgung und Ablage aller Dokumente der Kanzlei verantwortlich.
Ich war in einer kleinen Anwaltskanzlei tätig, wo ich für die Terminplanung und die Ablage zuständig war.
Weiter unten findest du ein personalisierbares Beispiel für die Berufserfahrung im Lebenslauf.
Assistentin der Geschäftsführung bei Praxis am Markt, Königsbach
August 2018 — Juli 2021
- Als erste Ansprechpartnerin dieser geschäftigen Arztpraxis war ich für einen freundlichen und schnellen Kundenservice verantwortlich.
- Ich nahm Anrufe und Nachrichten entgegen und vermittelte zwischen Kunden und Mitarbeitern.
- Abwicklung von Finanztransaktionen und Übermittlung der erforderlichen Quittungen und Papiere an Kunden.
- Ich war für ein sauberes und ordentliches Büro verantwortlich, das die Produktivität fördert und ein angenehmes Arbeitsumfeld bietet.
- Ich erledigte Aufgaben nach Anweisung und erfüllte diese mit viel Begeisterung und Präzision.
Programmverantwortliche bei Ferienlager für Jungen und Mädchen, Wien
Oktober 2017 — Juni 2019
- Ich motivierte Jugendliche durch gut durchdachte Aktivitäten.
- Ich stellte die Sicherheit und Zufriedenheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer sicher.
- Verantwortlich für die Auszeichnung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer für ihre Teilnahme und Leistung.
- Einweisung neuer Mitglieder in die Abläufe und Regeln des Ferienlagers.
Beispiel für administrative Kompetenzen: effiziente Kommunikation
Viele Personalverantwortliche werfen zuerst einen Blick auf diesen Abschnitt, bevor sie sich deine sorgfältig formulierte Zusammenfassung oder deinen beruflichen Werdegang ansehen. Sie wollen auf Anhieb wissen, ob du die gesuchten Kompetenzen und Eigenschaften besitzt.
Welche Kompetenzen sollte man für die Verwaltung mitbringen? Du brauchst eine Reihe von technischen Fähigkeiten und solltest zum Beispiel alle relevanten Softwareprogramme kennen. Außerdem musst du extrem gut organisiert sein und dich nicht so leicht aus der Ruhe bringen lassen.
Verwaltungsfachleute müssen über das nötige Temperament und Organisationstalent verfügen, um Anfragen von unterschiedlichsten Personen bearbeiten zu können, Probleme zu lösen und ihr Arbeitspensum zu bewältigen. Achte darauf, dass der Kompetenzabschnitt sowohl die erforderlichen technischen Fähigkeiten als auch die für die Leitung eines Büros erforderlichen Softskills umfasst.
- Verwaltungskenntnisse
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten
- Effektives Zeitmanagement
- Anpassungsfähigkeit
Beispiel für die Ausbildung im Lebenslauf
Viele Verwaltungsfachleute lernen in der Praxis – und das ist gut so. Im Ausbildungsabschnitt solltest du daher deinen Schulabschluss angeben. Du solltest es aber auch erwähnen, falls du Kurse in diesem Fachbereich absolviert oder einen höheren Abschluss erworben hast.
Weiter unten findest du ein Beispiel für die Ausbildung im Lebenslauf als Formatierungshilfe.
Kommunikationswissenschaften, Universität Wien, Wien
September 2016 — Mai 2018
Matura, Gymnasium Königsbach, Königsbach
September 2012 — Mai 2016
