Organisation ist das A und O für Verwaltungsfachleute. Stelle dein Talent mit einem gut formatierten Bewerbungsschreiben unter Beweis. Es sollte Folgendes enthalten:
Diese Abschnitte sind die Norm – es liegt aber an dir, sie effektiv zu befüllen. Bevor du beginnst, solltest du dir jedes Unternehmen, bei dem du dich bewerben möchtest, genau ansehen. Mach dir ein Bild von der Kultur und der Mission des Unternehmens. Finde, falls möglich, heraus, mit wie vielen Personen du zusammenarbeiten wirst. Diese Informationen bestimmen den Ton des Bewerbungsschreibens und die Botschaft, die du übermittelst.
Bewerbungsschreiben sind individuelle Dokumente
Was heißt das? Du schreibst nicht nur einen einzigen Brief, sondern viele Variationen. Warum? Das hat zwei Gründe:
Überarbeite dein Bewerbungsschreiben für jede Bewerbung und nimm alle notwendigen Änderungen vor, um den Anforderungen des potenziellen Arbeitgebers gerecht zu werden.
Der umfassende Leitfaden für Bewerbungsschreiben enthält allgemeine Ratschläge zum Verfassen von Bewerbungsschreiben. In diesem Artikel gehen wir aber noch genauer auf jeden Absatz ein und verraten dir, wie du sie am besten verfasst.
Das nachstehende Beispiel für ein Bewerbungsschreiben in der Verwaltung gibt einen Überblick darüber, wie du deine Bewerbung verfassen kannst:
Sehr geehrte Frau Fischer,
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, meine Bewerbung zu lesen.
Nachdem ich mich über Ihre ausgeschriebene Stelle des Verwaltungsassistenten informiert habe, bin ich zuversichtlich, dass meine Erfahrung und meine Kenntnisse perfekt zu dieser Stelle passen. In den letzten Jahren war ich als Verwaltungsassistent in zwei sehr gut ausgelasteten Büros tätig, wo ich das Büropersonal im Front- und Backend-Bereich unterstützte. Ich habe viel Erfahrung mit Verwaltungs- und Bürotätigkeiten und kann einen reibungslosen Büroablauf gewährleisten.
Ich bin in der Verwaltung tätig, da ich sehr gerne organisiere. Meine Erfolgsbilanz bei der Schaffung einer positiven Büroumgebung spricht für sich. Ich weiß, wie wichtig ein Verwaltungsassistent ist, und möchte meine Erfahrung gerne in Ihr Büro einbringen.
Können wir einen Termin vereinbaren, um diese Möglichkeit näher zu besprechen? Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
Johannes Krause
Das einzige Gestaltungselement deines Bewerbungsschreibens solltest du optimal nutzen. Verwaltungsangestellte müssen im Büro stets einen kühlen Kopf bewahren. Eine saubere, ansprechende Kopfzeile hilft dir, dieses Image auf den ersten Blick zu vermitteln.
Der Hauptzweck der Kopfzeile ist es aber, deine Kontaktdaten bekanntzugeben. Der Abschnitt sollte deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Telefonnummer in gut lesbarer Schrift enthalten.
Obwohl deine Kopfzeile einprägsam sein sollte, solltest du unbedingt darauf achten, dass sie lesbar ist. Lege dir bitte keine Steine in den Weg. Das Ziel deines Bewerbungsschreibens ist es, ein Vorstellungsgespräch zu bekommen – mach es den Personalverantwortlichen also leicht, einen Termin mit dir zu vereinbaren.
Sei bereit, ein telefonisches Vorstellungsgespräch oder ein Vorstellungsgespräch per Videotelefonat zu führen. Bereite dich auf diese Gespräche genauso vor, wie auf ein persönliches Vorstellungsgespräch. Das Schöne an einem Telefongespräch ist, dass du dich nicht in Schale werfen muss und dir einige Notizen bereitlegen kannst.
Ziel dieses Abschnitts: Den Grundstein für dein Image als Fachkraft zu legen und sicherzustellen, dass deine Kontaktdaten leicht zu finden sind.
Die Anrede deines Bewerbungsschreibens in der Verwaltung besteht aus wenigen Worten – und ist trotzdem wichtig. Warum? Menschen werden gerne mit ihrem Namen angesprochen. „Für jeden Menschen ist sein Name das schönste und bedeutungsvollste Wort in seinem Sprachschatz“, sagte Dale Carnegie, ein bekannter Kommunikations- und Motivationstrainer.
Deshalb solltest du zunächst den Namen des Personalverantwortlichen oder, falls du ihn herausfinden kannst, den Namen deines zukünftigen Vorgesetzten verwenden. Eine informelle Anrede wie „Hallo“ solltest du nur verwenden, wenn diese ganz sicher angemessen ist. Halte dich ansonsten an die formellere Variante: „Sehr geehrte/r Frau/Herr Familienname“. Überprüfe bitte unbedingt, ob du den Namen richtig geschrieben hast.
Falls du den Namen des Personalverantwortlichen nicht in Erfahrung bringen kannst, wähle „Sehr geehrte Damen und Herren“. „Liebes _____ -Team“ ist dann akzeptabel, wenn du weißt, dass eine solche Anrede zur Unternehmenskultur passt.
Im untenstehenden Beispiel für ein Bewerbungsschreiben wurde „Sehr geehrte/r Frau/Herr Familienname“ gewählt. Eine traditionelle Anrede ist immer eine gute Wahl.
Ziel der Anrede des Bewerbungsschreibens: Die Personalverantwortlichen namentlich anzusprechen und so auf dich aufmerksam zu machen.
Sehr geehrte Frau Fischer,
Die Rolle des Verwaltungspersonals verändert sich in rasantem Tempo. Assistenten mit künstlicher Intelligenz (KI) können einen Teil der Arbeit übernehmen, die früher vom Personal erledigt wurde. Erkläre in der Einleitung deines Bewerbungsschreibens, was du kannst, was KI nicht kann.
Kundenbetreuung, Programmierkenntnisse, der Umgang mit Kolleginnen und Kollegen, Prioritäten setzen und sogar die Interpretation der Daten, die der Computer verarbeitet, sind für die künstliche Intelligenz laut FastFuture derzeit nicht erreichbar. Konzentriere dich in deiner Einleitung auf dein Know-how und zeige, dass du bereit bist, dich an zukünftige Entwicklungen anzupassen. Du musst nur folgende Frage beantworten: „Warum sollte ich dich einstellen?“. Dazu solltest du klar kommunizieren, dass du mehr kannst, als Telefonanrufe entgegenzunehmen und Termine zu planen.
Wenn du die Personalverantwortlichen hier nicht davon überzeugen kannst, dass du ein gutes Teammitglied sein wirst, wirst du aussortiert werden.
Ziel der Einleitung des Bewerbungsschreibens: Dein Know-how betonen, das dich zu einem echten Gewinn für das Unternehmen macht.
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, meine Bewerbung zu lesen.
Du hast alle mit deiner zentralen Botschaft begeistert und hast jetzt die Möglichkeit, diese mit herausragenden Beispielen aus deiner Karriere zu untermauern. Erkläre, warum du diesen Job willst, und beschreibe dann anhand deiner beruflichen Erfolge genau, wie du nicht nur den reibungslosen Ablauf im Büro ermöglichen, sondern auch Abläufe verbessern und neue Aufgaben übernehmen wirst.
Beschreibe am besten Situationen, in denen du 25 Aufgaben in 5 Minuten zu erledigen hattest, um das Büro zu retten! Ok, das ist vielleicht übertrieben (vielleicht auch nicht) – aber du solltest zeigen, dass du auch die schwierigsten Situationen mit Bravour meistern kannst.
Stichpunkte sind eine gute Möglichkeit, mehrere Erfolge hervorzuheben: Sie sparen Platz (da überflüssige Sätze wie „In meiner letzten Position konnte ich“ weggelassen werden können) und lockern lange Textblöcke auf.
Versuche, bei der Auswahl der Geschichten und den Erzählungen deine Persönlichkeit zum Ausdruck zu bringen. Der Hauptteil des Bewerbungsschreibens ist auch der richtige Ort, um Details und Daten hinzuzufügen, die nicht in den Lebenslauf passten.
Im folgenden Beispiel für Bewerbungsschreiben siehst du, wie das geht.
Das Ziel des Hauptteils deines Bewerbungsschreibens: Bestätige den Eindruck der Personalverantwortlichen, dass du ein Multitalent bist, das unter Druck die Nerven bewahrt, und gib ein wenig von deiner Persönlichkeit preis.
Nachdem ich mich über Ihre ausgeschriebene Stelle des Verwaltungsassistenten informiert habe, bin ich zuversichtlich, dass meine Erfahrung und meine Kenntnisse perfekt zu dieser Stelle passen. In den letzten Jahren war ich als Verwaltungsassistent in zwei sehr gut ausgelasteten Büros tätig, wo ich das Büropersonal im Front- und Backend-Bereich unterstützte. Ich habe viel Erfahrung mit Verwaltungs- und Bürotätigkeiten und kann einen reibungslosen Büroablauf gewährleisten.
Ich bin in der Verwaltung tätig, da ich sehr gerne organisiere. Meine Erfolgsbilanz bei der Schaffung einer positiven Büroumgebung spricht für sich. Ich weiß, wie wichtig ein Verwaltungsassistent ist, und möchte meine Erfahrung gerne in Ihr Büro einbringen.
Ein einprägsames Bewerbungsschreiben endet mit einem Satz, der die Personalverantwortlichen davon überzeugt, dass du dir ein Vorstellungsgespräch verdient hast. Bestätige, dass du das Büro im Griff haben wirst und dass du deine Kolleginnen und Kollegen optimal unterstützen kannst.
Wiederhole den Grund, aus dem du für die Stelle geeignet bist. Füge dann eine persönliche Notiz hinzu. Erkläre, warum du für das Unternehmen arbeiten möchtest (du kannst positiv über das Unternehmen schreiben, sofern du nicht zu sehr ins Schwärmen gerätst) oder beschreibe, wie wichtig dir die korrekte Erledigung deiner Aufgaben ist. Verrate aber nicht alles, damit es auch beim Vorstellungsgespräch noch Gesprächsstoff gibt.
Schließe mit der Bitte um ein Vorstellungsgespräch und unterzeichne mit „Mit freundlichen Grüßen“.
Das Ziel dieses Abschnitts: Die Personalverantwortlichen darauf hinzuweisen, dass du eine hervorragende Kandidatin bzw. ein hervorragender Kandidat bist, und sie um ein Vorstellungsgespräch zu bitten.
Können wir einen Termin vereinbaren, um diese Möglichkeit näher zu besprechen? Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
Johannes Krause